作者從一個躁動的ADHD患者，到現在成長為一個沉穩、有條理的專業工作者，教大家如何把時間花在重要的事情上，避免在無關緊要的事情上浪費時間。所謂的無關緊要，就是無法推動我們前進的事情。無論你是職場新人，或是中階經理，甚至是管理大公司的總監你可能是在家工作的自由業者，每一份工作都需要良好的時間管理技能掌握時間之後，能幫助你省下時間，教導你如何全面提升「時間價值」！花最少力氣取最大成果，不再累到死又被嫌到死（The Workplace Guide to Time Management: Best Practices to Maximize Productivity）書中提到若能將習慣化為反射動作，讓自己時時保持理清楚優先順序，並且不會受干擾，那就已經不僅僅是「擅長時間管理」而已，而是成為了時間的主人。時間管理系統都只是工具，重點還是要回歸到我們自己本身，我們怎麼看待事情的角度跟動機，會覺得我們要有什麼的產出，像是有什麼是我們想做？事情完成與否對我有什麼影響？為什麼要改進這些地方？這些答案只能往內挖掘，而非往外找尋。
職場晉身，你需要時間管理的技術
每個人的一天都是二十四小時，但有些人會善用時間來達到更好的成果他們不得是做了更多件事情，而是做得更好、更精。這就是時間管理的本質，在對的時間做對的事無論從事什麼樣的職業或在哪間公司上班，企業非營利組織，或自營業者也好，時間管理都能使我們有機會得成功。即使手上有最好的點子最棒的產品或最優質的服務，只要沒有好好管理時間，工作過程中就會感到寸步難行。只要善用「時間大師」的原則,，我們就能全然掌握效率和生產力。在這本書中，培養這些技能會使自身組織能力變更好，更能在期限前完成，提升專注力我們在工作。擁有大的時間管理技巧，就可以動事情走向自己希望的結果，建立起專業聲譽，並在職涯中獲得成長。
每個人都在職場上面臨這些問題，所你並不孤單然而，成功人士就是有辦法完成手頭的任務，多數人無法把事情做好，都是因為同一個問題，那就是「無效的時間管理」。但情況是可以改變的，只要往探究找出原因，就可設計出適合自己的解決方法，若能有效管理時間，就會提高生產力，壓力也之減少，最重要的是，你不會再浪費任何時間。不僅如此，你還能將時間投入到工作中最振奮、最有影響力也最重要的層面上。那麼，究竟要如何著手診斷自己的時間管理問題，並開始嘗試成為一位時間大師呢？
●紀錄任務：可仰賴系統記住代辦事項細節和截期限，如果你經常忘記該做什麼，何時該做，那就表示你的任務追蹤系統沒有正常運作，將在後續討論如何修復這套追蹤系統。
●評估時間：能準評估一項任務需要花多久的時間完成，以及自己是否有空此知道何時該向同事或主管取得更多相關資訊，而如果沒有辦法負荷某件工作時，也知道如何說「不」，或說「現在不行」如果這對你來說有困難，代表你可能還需要練習溝通技巧。
●消除干擾：會盡力消除工作環境中的干擾，但也很清楚有些干擾是不可能完全除去的。所以發展出一套幫助自己保持專心的技巧，如果你覺得很難專注，那麼接下來會介紹提高專注力的方法。
●嘗試不同方法直到有效：時間管理有多方法，但並非每一種都合你的需求。時間大師會知道哪些策略並不適合，哪些需要反覆嘗試或值得堅持下去，透過嘗試不同的方法，直到找到一套有效的系統為止。
找出困擾自己的失誤
回想起你上周的工作狀況，並且拿出紙筆記錄下來，例如：
☑ 同事的干擾讓我很難集中注意力。
☑ 我忘了完成份内的任務。
☑ 我的日暦上寫滿了會議和電話時程。
☑ 把時間浪費在一些不重要的事情上。
☑ 手機或喜歡的網站分散了我的注意力。
☑ 拖延了一些明明該去做的事。
☑ 被工作壓得喘不過氣來。
☑ 花很多時間查閱與工作相關的電子郵件、簡訊或即時訊息。
☑ 在幾項任務上取得了一點進展,但卻沒有完成任何一項。
☑ 為了做完工作，我沒吃午餐或加班到很晚。
☑ 比起完成真正的工作,我花了更多時間在「收拾爛攤」上。
☑ 我的個人生活干擾了工作。
☑ 錯過了最後期限。
☑ 交出低於預期品質的成品。
☑ 某項任務花費的時間比我預期的要久。
成功與失敗之間的差異其實很明顯，成功的人都知道自己為什麼想要提高效率，而且知道是自己根本的動機。練習找出深層動機，檢視前面寫下來的練習中的筆記，回答一下是個問題：
●發生了什麼事？
例如：專案沒有在截止日前完成
●這對你有什麼影響嗎？
例如：專業度及聲譽受到影響
●為什麼你需要改進？
例如：如未改進，接下來可能被上司分配到重要任務
●什麼是深層動機？如果沒改善此情況，生活會受到什麼影響？
例如：工作壓力大，也會把情緒帶回家裡，影響到家庭氣氛
時間管理的五大益處
⓵改善工作成果：
在時間管理不善的徵兆中，最明顯的就是工作總趕在最後期限完成。匆忙趕工的成品通常更容易出現錯誤、遌漏或缺失，最後只能修改或重做，反而佔用你更多時間，無法處理其他優先事項。如果能正確管理時間，就會有餘裕來好好完成工作，最後更不必再重做一次。
⓶提高職業聲譽：
工作中的失誤通常不是只影響到你一個人 ，還會向外擴散，造成你同事也無法好好完成他們負責的部分。如果導致要一起承擔時間管理失敗的後果，你就會被認為是不可靠的夥伴，而當不再被信任，你就也很難在職涯取得進展。獲得合作機會、口碑和薪水。
⓷擁有更多自由時間：
分心、拖延、完美主義和一心多用都是效率低落的表現，即使是簡單的任務，也可能要花很長的時間。完善的時間管理系統能幫助你將時間保存下來，甚至省不更多時間來運用在對你史重要的事情上。你可以用這些時間去做一些有影響力和喜歡的事情，或者是在工作中取得更好的平衡，不必在午休時間趕工了。
⓸減輕壓力：每次錯過最後期限或忘記份內工作，都會造成緊張、壓力和憂慮。有效的時間管理可以防止這些後果，幫助你的工作過程吏加順利。少了這些壓力，你下班後的個人生活也會獲得改善，甚至當你能好好掌控工作待辦事項，你也會感到更加自信和平靜。
⓹讓你不再懊惱不堪：
對沒能做好時間管理的人來說，「早知道」可能真的很殘酷。當下可能很難找出究竟是什麼在破壞自己的效率，但每次回過頭看，就會發現其實時間浪費在哪裡通常很明顯，接著就開始感到懊惱。後悔是最具破壞力的情緒之一，因為思緒會全部集中在早己無法改變的事情上。可靠的管理系統能讓你專注於當下和未來，而非過去，就算事情
沒有完全按照計畫進行，也不會造成太大的影響與情緒波動。
我們都曾經有過這樣的日子，覺得工作變成一件苦差事，那通常是因為生病或累了，也可能有件私事壓得自己喘不過氣來。工作時，你一定會用到身體、心靈和精神併用，如果這上能量庫行是空的，你就會很難及時交出高品質的成果。時間大師很清楚這一點，所以會優先考慮有效的自我照顧，讓身心靈和精神能量的庫存始終如一地保持飽滿狀態：
• 睡滿一到九小時。
• 飲食均衡，要吃水果和疏菜。
• 每天以愉快的方式好好活動身體：
• 生病或疲勞時一定會休息。
• 遇到持續或更嚴重的問題時，會去看醫生。
善用科技工具，把事情變得有條不紊
生產力是當代人的新需求，如果你一直使用山頂洞人的大腦，未經演化就很難有生產力。但是你的大腦其實並沒有這種優勢，足以記下所有與現代工作相關的日期和細節。大腦擅長和必需做的工作之間有一段差距，而科技工具可以加以彌補。有許多軟體可以幫你記住細節、提醒截止日期或輔助集中注意力，讓你持續為該做的事負責。然而並不是隨便一種軟體都能解決你的時間管理問題，要明智選擇有效的工具並善加使用。
時間大師會認真考慮，因為生產力工具也有缺點。選錯工具可能反倒分散你的注意力，或讓你心慌意亂，甚至覺得自己無暇再顧及這麼多。時間大師會確保選出的工具與個人目標，喜好和背景相符，畢竟市面上有這麼多選擇，大可不必將就使用不符合需求的東西。
「4N」排列法，安排時間
安排好任務之後，就要將它們放入前面提過的時段中。如果亳無組織地把任務全都塞進一周的時間表裡，會讓你壓力很大，最後反市無法完成太多件事。
看看你清單上的任務，確認每項任務是緊急、重要、兩者皆是，或兩者皆否。
•「立刻完成」( Now )：既重要又緊急的任務，需要儘速完成。在做下一件事情之前，盡量完成多一點進度。
•「排在第二」（Next）：重要但不緊急的任務，可以擺在接下來完成。把這些任務安排在特定的日期和時間，到了日期靠近時，這些任務就會排到「立刻完成」的項目中。
•「分配他人」（Not by me）或「非獨自負貢」 （Not by myself)：緊急但不重要的任務可以指派或分配給其他人來做。如果你是主管職，就可以將這類任務指派給團隊成員，但如果你只是一般員工，那或許你可以尋求幫助。
•「可以忽略」 （ Never）：既不緊急也不重要的任務，就該忽略。確保自己弄懂事情的緊迫與重要程度，如果不確定，務必要去確認。
安排規律的深度工作時間
深度工作時段是一種大幅提升值的工作法，只要你的主管和同事能接受，就可以試著定期安排。在這段時間裡，要果斷去除雜念，關閉所有通知以及任何不必要的應用程式，並禮貌地請同事不要打斷你，徹底將你的注意力集中在單一任務上，直到完成或者深度工作時段到為止。
如果你之前沒有這樣做過，可以先讓主管知道這是你想要嘗試的做法，從較短的週期較低的頻率開始，例如每周兩次、每次三十分鐘。把需要深度工作的任務排入你的時程表，並嚴格執行，就像要和執行長開會一樣重大，在你進入閉關時間之前，也能先通知同事和主管一聲，並讓他們知道你會再回報進度。
隨著深度工作時段開始發揮效果之後，你就會想要更常運用這個方法。但務必記得，這是非常耗心勞力的，因為一次或一天能做的事情也是有限度的，要傾聽身體的變化，如果開始感到精疲力盡，就表示你把自己逼太緊了。
我們可善用各種功能：Google日和微Outlook的自訂項可以大幅輔助提升生產力。例如，兩種工具的事件提醒都可以自訂。假設你的時間管理問題之一就是開會經常遲到，就可以善加變化行程提醒方式。也可利用「Todoist」軟體來安排工作任務。
SMART工作法
你運用時間的方式，會反映出你的優先事項。但是，這些優先事項從何而來？如果你分心了，就是讓潛意識擅自更動你原本的安排人類的潛意識會不斷在改變，如果讓它佔上風，你就會一直被牽著走。這就是為什麼設定目標對時間管理如此重要。專注於自己特意設下的目標，一切都會變得比較容易。不過，就算能設定好日常目標，也不代表這些目標就是有效的。
• Specific 具體：確切描述你想完成的事情。
• Measurable 可衡量：設定小目標來衡量你的進步。
• Achievable 可達成：你的目標是否在能力範圍內實現嗎?
• Relevant 相關聯：這個目標對你的工作能是否有價值?
• Timely有時限：你何時候能完成目標?要有具體日期或時間框架。
預留「修改及評估」，應對各種變數！當目標變得具體、可衡量、可達成、相關聯及有時限之後，就是著手執行了，專注實踐目標的同時，你也可能會發現自己慢慢發生改變，本來的SMART原則不再適合你。這時候，就該讓SMART原則變得「MARER更聰明」新增的「E」提醒你要根據現況來持續「Evaluate評估」你的目標。「R」則鼓勵在必要時主動加以「Revise修改」。
朝目標努力的時候如果遇到困難，就先後退一步。看看原本的SMART原則在哪個方面似乎沒有用？是方法需要改變，還是目標應該再調整？找出困難的根源之後就再著手修改目標，使它再次變得可行。將「評估」和「修改」兩個步驟加入SMART原則,有助於你持續設定出有效的目標，也會因此變得比較靈活，可以承受生活中的各種變數。
管理分心是一種習慣，也是一種技能
注意力之所以會分散是潛意識使然，因此自己通常不會意識到正要開始分心，直到已經完全失去注意力，才會恍然大悟。可以嘗試練習保持察狀態，時時確認自己的注意力是否還在，並學會注意它什麼時候不見，去了解又是哪個時後自己把注意力移到別件事情上了。
• 消除數位雜念：
每個與手頭任務無關的應用程式瀏覽器分頁或軟體視窗，都是「數位雜念」你周圍的數位工具（電子郵件、社交軟體）越是混亂，注意力就越有可能分，所以務必關閉任何與當下工作無關的內容。
• 將分心變成獎勵或任務：
當你發覺自己分心時，不要沈迷其中。先記錄下來，如果這件分心的事與工作有關，就將它放入任務管理軟體中，但不要花太多時間去檢視這件事情的細節，只要先記下這個狀況，就馬上回到你的主要任務上。等到原本的工作完成後，再回頭來整理它的細節資訊。如果讓你分神的是某個娛樂消遣，像是打開社群網站或讀一篇有趣的文章，那就把其當成完成主要工作的獎勵，只要完成任務，就能去享受那種毫無罪惡感的分神了。
• 手機調整為靜音：
社群網站遊戲新聞和其他應用程式的設計都會使人上癮。每當我們使用這些軟體，大腦就會釋放多巴胺，這是種令人感到快樂的荷爾蒙。過一陣子多巴胺用完後，你就會想起是手機帶給你那一瞬間的愉悅，於是很想重新拿起它來看。可以運用一些方法讓自己難以打開這些應用程式，也藉此讓它們較難千擾到你。比如不要把手機放在桌上，而是放進抽屜或包包裡，如果沒法這樣做，那就修改應用程式設定，關閉它們的通知功能。
• 傾聽你的身體：
大腦的主要功能是讓身體保持活力。如果身體不足以供應大腦所需的能量，你就會很難集中注意力，要是你發覺自己正在奮力保持專注，卻還是難做到，就要確認一下身體狀況是否口渴、飢餓、或是想上廁所？花些時間來調整身體狀態，千萬不要免強撐著。
為失敗預想，制定「工作應變計畫」
當簡報團隊中的某個關鍵同事生病、網路突然斷線等技術故障，都會需要用上應變計晝。時間大師會將其視為工作的項常規，因此就算發生意外狀況，也不會花他們太多時間解決。其中一個簡單的方法，就是用樹狀圖來視覺化應變計畫，讓你追蹤每個可能發生的問題和應變方法。
應變計畫很簡單，你可以盡量去想像原訂計畫失敗的可能性，然後至訂好各種方法，一旦問題出現，就用這些方法加以解決。計畫不要太過悲觀，但也不能太樂觀，必須要很切實，畢竟生活中有太多變數，不可能每次都那麼順利。但事先為問題做好準備，使你的規定下應變的時間和地點。
確立時機點後，可以簡述應變方法：要如何處理問題？活動成功與否的定義是否要修改？需不需要調度額外的資源？要和某個人溝通嗎？依照不同的需求，和團隊成員討論並記錄你的應變計畫。接下來，確定有没有任何需要提前取得的資源，或是同仁需不需要提前集合，這樣應變計畫才能發揮作用。確保每個資源都可以取得，更要在你需要時隨時取用。例如，假設計書需要額外的同事協助，就要確定你可以調度這些人力，更重要的是，你一提出要求時，他們就要能夠馬上前來支援。最制定應變計畫的最大好處是，它能幫助你了解自己有沒有可能降低風險，萬一發生失誤，又能否降低它們的影響。
風險的處理方式又可以分為以下三類：
①避免風險：例如準備好額外的設備，或更新老舊的軟體系統。
②分散風險：可能包含購買保險，或協議取消原定行程。
③管理風險：比如帶一箱兩衣，或多印幾份講義。並非所有風險都有辦法减輕，但當採取一些積極措施後，就能減少需要緊急應變的機會。最後，要記得時時更新，如果你手頭上有一個長期進行的案子，就設定一個時間來回顧和修改；如果有新增資訊或刪改，也要確保所有相關同仁都收到最新的版本，順便把舊的版本找出來，並且刪除。
每次展開工作總希望一切如願，但事情卻很少依計畫進行。如果做好應變計畫，就可以省下你的工作時間。我們可以練習繪製一份你，明天就能用得上的樹狀圖，適用於平時的工作日。
停止悶頭解決，尋求夥伴溝通B計畫
每個人工作上一定會遇到挫折或打擊，當挫折打亂你的計畫時，你可能會感到尷尬、焦慮或壓力。但請千萬不要自己一個人悶頭解決，這會適得其反。應該要主動與相關人士溝通，你會因此顯得更加值得信任、認真又能幹。以下的摘要可以幫助你自信溝通。拿起筆記本恩考以下每個問題，找出你本日工作可能的失誤。你可能想到一堆潛在的差錯，但不要因此慌了手腳，這個階段就盡量設想以利之後改善。
• 時間：你是否有固定上下班的時間？通常有哪些截止期限？通常要開多少會議？是否有必須當天或更快完成的工作？是否有任何工作會花費比預期還要更久的時間？
• 預算：你的工作需要管理或取得資金嗎？申請預算是否有特定流程？有沒有哪些環節會產生無法預估的預算？手頭經費是否足夠讓你完成工作？若拿不到所需資金該如何是好？
相關人士：你是否需要他人交付資料、核准或參與？這些人是公司內部同事，還是外部人員？有沒有哪個特定的人，會讓你的一天變得很複雜？你的工作是否受到公司競爭對手的直接影響？你是其他人工作的相關人員嗎？資源。你需要哪些素材或用品？你經常使用什麼設備？你會與外部廠商合作嗎？你有沒有提供資源給其他人？
• 環境因素：你的工作需要在特定的地點完成嗎？你的工作會受到天氣影響嗎？環境中是否包含有書因素（噪音或同事的打擾）？你的工作會因一年中的特特定時間而改變嗎（返校日或繳稅季等等）？你的工作會受到新聞事件影響嗎（選舉或名人婚禮）？是否會受到當地事件影響（遊行或傳統節慶）？技術細節。需要連上網路嗎？需要特定技能來使用科技、工具或設備嗎？你是否擁有工作所需的技術？設備品質良好嗎 ？是否還能運作？誰負責提供或維護需求設備？你可能會想出各種失敗的跡象，但不必因此驚惶失措，而是專注於你的目標，制定好應變計畫，就能在真的出錯時省下許多時間。確定好潛在的失敗因素之後，就可以開始發想計畫。以下則是制定計畫的方法。排列風險。這能讓你花費較為合理的時間為風險做管理與準備。
克制衝動情緒，不聚焦失敗事
現在就開始投入改善自己的時間管理，不只是一時的改變，而是要長久保持下去。你以前可能會覺得困住，不知所措或焦慮，也可能會經對自己感到失望，或認為自己没有潛力，別再那樣想了。你或許會經面臨一次又一次的危機，因為分心而浪費掉一整天，甚至導致有些同事因而對你頗有微詞。想想如果把所有浪費掉的時間加總起來，搞不好早已經白費了好幾年在不重要的任務上，或者嘗試了許多沒有用的技巧。你要揮别這一切，可以在絲毫不浪費時間的情況下，做到引以為傲的成果。因為你已經拿到所有的工具，也擁有各種不同的策略，能有效幫助自己提高生產力達到目標，現在該做的就是著手嘗試，不要放棄。接下來，將探索以下的關鍵技巧，幫助你不要輕易放棄並實現目標。
「正念思維」，渡過沿途坎坷如果以前就有時間管理問題，通常對焦慮和壓力的感受並不陌生，但如果這些情緒過於強烈，就會降低效率和時間成本。感到壓力時，以下這三種做法能幫助你冷靜下來。
①3×3呼吸法：深呼吸可以降低壓力荷爾蒙。嘗試用鼻子吸氣、屏住呼吸，再用嘴巴吐氣，然後再屏住氣息，每個階段都數到三，整個流程重複三次。
②扎根練習：花三十秒，以你的五感掃描周遭環境，讓自己完全處於嵩下。觀察周圍的小細節，並在心中用完整的句子描述它們。
③感恩的心：如果太過糾結在遺憾上，很容易覺得不快樂。每天花點時間來感激好的事，這樣當你出現負面情緒時，就會想起生活還是有值得感恩的。將計畫付諸行動的過程中，一定會有高低起伏，只要不放棄，就能取得你期望中的進步。但是，究竟要如何跨過艱難的起點，並在途中大步邁進，進而抵達終點？這完全取決於「心態」。
作者把改善時間管理形容成「一趟旅途」，將你的計畫想像成一條長路，並把手中的技巧想像成交通工具，而你的心態就是燃料。當心態健康正向時，進入狀況、保持下去與遭逢挫折都會變得比較容易面對。
解決分心與干擾，成為理想的自己
大家都希望自己的工作很有意義，這種「有意義」的感覺，則是來自於自身在工作中運用時間的方式。你究竟是在做重要的事，還是在原地打轉？花那麼多時間做的事情，對公司發展有沒有幫助？對個人成長又有没有助益呢？生活本身就是一種時間管理練習，因為時間一向是最寶貴的資源。雖然不會知道自己總共擁有多少時間，但卻很清楚時間只會不斷流逝，所以務必要明智地使用它，把其花在能發揮影響力的事情上，花時間成為理想的自己、發揮你的潛力。